Schritt für Schritt zur E-Klausur

Gruppenverwaltung /Klausur-Teilnehmer*innen zuordnen

Mit einer Gruppe können Sie einen Bereich im Magazin von ILIAS schaffen, der nur einem bestimmten Kreis von Personen zugänglich ist. Es empfiehlt sich deswegen, für die Teilnehmer*innen einer E-Klausur eine separate Gruppe anzulegen.

Haben Sie eine Gruppe angelegt, sind Sie automatisch als Gruppen-Admin eingetragen und können die Einstellungen in der Gruppe ändern.

Beispiel für das Anlegen einer Gruppe:

  1. Öffnen Sie die Kategorie im Magazin
  2. Wählen Sie den Angebotstyp "Gruppe" aus und klicken Sie auf "hinzufügen"
  3. Tragen Sie den Namen der Gruppe in das Formular ein
  4. Wählen Sie "geschlossen" für die Gruppe aus.
  • Falls Sie selbst bestimmen wollen, welche und wie viele Mitglieder der Gruppe beitreten, wählen Sie "geschlossen"
  • Bestimmen Sie das Beitrittsverfahren. Wir empfehlen den Import einer Liste der Teilnehmenden, die sich zuvor für die Klausur in Jogustine angemeldet haben.)

Am Ende Klicken Sie auf "Gruppe anlegen".

Gruppen-Mitglieder zuordnen:

Option a) Unabhängig davon, ob die Gruppe als öffentlich oder geschlossen definiert ist, können Sie als Administrator*in die Mitglieder manuell hinzufügen:

  • Öffnen Sie dazu die Gruppe
  • Wählen Sie die Ansicht "Mitglieder"
  • Klicken Sie auf "Mitglied hinzufügen"
  • Geben Sie ein Suchkriterium für die hinzuzufügenden Mitglieder ein (am besten den Benutzernamen/Accountnamen; Vorname und Nachname gibt es unter Umständen mehrfach), und klicken Sie auf "Suchen"
  • Markieren Sie den gesuchten Accountnamen, und klicken Sie auf "Zuordnen"

Option b) Als Gruppen-Admin können Sie in einer Gruppe im Register "Mitglieder"-> "JGU Mitglieder-Import" eine Liste von Teilnehmer*innen importiert, die sich zuvor in Jogustine für die Klausur angemeldet haben. Dafür kann eine Textdatei (*.txt) genutzt werden. Jede Zeile enthält entweder eine Matrikelnummer oder einen Benutzernamen. Eine genauere Beschreibung mit denen im Jogustine erforderlichen Schritten finden Sie in der dazugehörigen Dokumentation zum Import und Export zwischen Jogustine und Ilias. 

Bitte beachten Sie, dass sich vor dem Klausurstart niemals Teilnehmer*innen in der E-Klausur befinden. Diese werden auch nicht in den Test vorab importiert, oder manuell hinzugefügt, sondern tauchen automatisch auf, sobald der Test am Tag der Klausur gestartet wird. Wichtig ist nur, dass die Prüflinge in der Gruppe sind, in dem sich die E-Klausur befindet und in der Klausur bei den Rechten für Gruppenmitglied die Berechtigungen für „Anzeigen“ und „Lesezugriff“ ausgewählt sind. Bitte wählen Sie für E-Klausuren niemals die Option "feste Teilnehmer" aus, die Ihnen ermöglicht die Teilnehmer*innen in die Klausur manuell vor Klausurstart hinzu zu fügen. Das ist nicht nur nicht nötig, sondern auch technisch problematisch, da diese Art der Tests von uns nicht archiviert werden können.

Erstellen von Fragen

Das Test- und Assessment-System in ILIAS besteht technisch gesehen aus drei Grundkomponenten, die im Folgenden kurz erläutert werden sollen:

Fragenpools sind Container, die zum Sammeln von Fragen verwendet werden. Jede Frage sollte sich in einem Fragenpool befinden. Ob Sie einzelne Fragen nach inhaltlichen, zufälligen oder anderen Kriterien zu Fragenpools zuordnen, bleibt dabei vollständig den Lehrenden überlassen.

Fragen bilden die Grundlage für alle Tests, die mit dem Assessment-System vorgenommen werden können. Zu einer Frage können Sie einen Fragentext, Punktezahlen, mögliche Antworten, Bearbeitungszeiten etc. vergeben. Momentan sind im Test- und Assessment-System folgende Fragetypen vorgesehen:

Tests fassen eine bestimmte Anzahl von Fragen in einer von Ihnen vorgegebenen Reihenfolge zusammen, die dann von den dafür vorgesehenen Testpersonen durchgeführt werden. Eine E-Klausur wird aus dem ILIAS-Objekt "Test" erstellt. Das Grundgerüst ist also das gleiche, wie bei Probetests und nur die Inhalte, sowie Rechte- und Test-Einstellungen entscheiden darüber, ob es sich um eine echte E-Klausur handelt, oder nicht. Auch deswegen ist besondere Sorgfalt bei den Test-Einstellungen geboten.

Bevor Sie in ILIAS eine Test-Frage erstellen können, müssen Sie einen Fragenpool anlegen. Beim Erstellen von Tests können Sie Fragen aus allen Fragenpools, die Ihnen gehören oder auf die Sie Schreibzugriff haben, beliebig oft wieder verwenden. Natürlich können Sie mehr als einen Fragenpool erstellen.

Wenn Sie mit dem Erstellen des(r) Fragenpools fertig sind, können Sie einen Test erzeugen und die Fragen aus diesem(n) Fragenpool(s) einfügen.

  1. Klicken Sie dazu im entsprechenden Ordner (Kategorie) oder im Kurs (Gruppe) auf das Drop-Down-Fenster (oben rechts)
  2. wählen Sie dazu "Test" und
  3. klicken Sie auf "Hinzufügen".

Sie werden automatisch zu den allgemeinen Einstellungen des Tests weitergeleitet und können bereits jetzt die vielen Einstellungsmöglichkeiten der E-Klausur definieren.

Einstellungen und Rechtevergabe

Bei den Einstellungen ist zu beachten, dass wie bei ILIAS allgemein alle Felder, die mit einem roten Sternchen gekennzeichnet sind, Pflichtfelder sind. Hinter jeder Einstellungsmöglichkeit finden Sie eine kurze Beschreibung. Daher werden nachfolgend nur die wichtigsten Einstellungen erläutert:

ZDV PC-Raum: Hier werden die Räumlichkeiten ausgewählt, in denen die Klausur geschrieben werden soll. Die Klausur kann dann nur in den Räumen gestartet werden, bei denen ein Häkchen gesetzt wurde. Auf diese Weise wird verhindert, dass jemand die Klausur beispielsweise von zu Hause aus oder aus einem anderen nicht beaufsichtigtem Raum durchführt. Bitte denken Sie aus Sicherheitsgründen daran nur die Räume auszuwählen, in denen tatsächlich eine Klausur geschrieben werden soll.

Maximale Anzahl von Testdurchläufen: Hier muss eine "1" eingetragen werden, damit die Klausur von den Teilnehmenden nur ein einziges Mal gestartet werden kann.

Maximale Bearbeitungsdauer: Hier legen Sie die Zeit fest, die die Teilnehmenden zum Bearbeiten der Klausur haben (zum Beispiel 30 Minuten).

Startzeit: Hier legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem die Klausur frühestens gestartet werden kann. Zum Beispiel 12 Uhr.

Endzeit: Hier legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem die Klausur spätestens beendet wird. Zum Beispiel 14 Uhr.

Hinweis: Start- und Endzeit geben das Zeitfenster vor, in dem die maximale Bearbeitungsdauer genutzt werden kann. In unserem Beispiel hätte der Teilnehmer zwischen 12 und 14 Uhr 60 Minuten Zeit, die Fragen zu bearbeiten. Die Zeit läuft erst los, wenn der Teilnehmer auf "Test starten" gedrückt hat. Nach 60 Minuten, spätestens aber um 14 Uhr wird die Klausur dann automatisch beendet. Alle zu diesem Zeitpunkt getätigten Eingaben bleiben dabei selbstverständlich erhalten.

Verfügbarkeit: Anders als die Start- und Endzeit der Klausur ist diese Einstellung zur Verfügbarkeit nicht verpflichtend. Mit Hilfe der Verfügbarkeit können Sie vorab die Klausur online stellen und alle Berechtigungen vorab vergeben, ohne dass die Klausur für die Teilnehmer*innen vorab sichtbar wird. Die Verfügbarkeit regelt die Sichtbarkeit der Klausur automatisch unabhängig von der Einstellung "online" und dem Einstellen der Berechtigungen. Sollten Sie sich entscheiden, die Möglichkeit der Verfügbarkeit zu verwenden, müssen Sie jedoch beachten, dass Start- und Endzeit der Verfügbarkeit vor bzw. nach der Start- und Endzeit der Klausur liegen.

Folgendes Schema soll den chronologischen Ablauf einer Klausur verdeutlichen:

Timeline

Den äußersten zeitlichen Rahmen stellt die Start- und Endzeit der Verfügbarkeit dar. Innerhalb dieses Rahmens muss die Start- und Endzeit der Klausur passen. Die Start- und Endzeit der Klausur gibt wiederum den Rahmen für die Bearbeitungsdauer vor. Der Startzeitpunkt der Klausur ist also der früheste Zeitpunkt, an dem die Klausur tatsächlich gestartet werden kann.

Folgendes ist dabei zu beachten: Wird die Endzeit der Klausur vor Ablauf der Bearbeitungsdauer erreicht, zum Beispiel weil ein Teilnehmer viel später angefangen hat, wird die Bearbeitungsdauer zu diesem Zeitpunkt abgeschnitten. Ähnliche Probleme können demzufolge auch auftreten, wenn die Endzeit der Verfügbarkeit vor dem Ende der Bearbeitungsdauer gesetzt ist.

Anschließend müssen den verschiedenen Rollen noch die entsprechenden Rechte zugewiesen werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Anzeigen
  • Lesezugriff
  • Lernfortschritt bearbeiten
  • Kopieren
  • Einstellungen bearbeiten
  • Zugriff auf Teststatistiken
  • Löschen
  • Rechteeinstellungen ändern

Den Klausur-Teilnehmern sind dabei lediglich die Punkte "Anzeigen" und "Lesezugriff" zu gestatten. Auf keinen Fall dürfen den Teilnehmern weitere Rechte gegeben werden. Der Klausur-Admin hat in der Regel alle Rechte und kann somit jede Funktion in ILIAS nutzen.

Hinweis: Die Rechtevergabe auf Gruppen-, Kurs- und Klausurebene funktioniert analog. Demnach müssen die Rechte auf jeder Ebene vergeben werden. Sollten zum Beispiel die Rechte "Anzeigen" und "Lesezugriff" für die Gruppenmitglieder nicht gesetzt wurden sein, ist die Klausur für die Gruppenmitglieder der Klausurgruppe unsichtbar. Gleiches gilt dementsprechend für die Gruppe bzw. den Kurs.

Um eine frei in einer Kategorie liegende Klausur (d.h. ohne Gruppe und Kurs) für Studierende sichtbar zu stellen, wäre es von Nöten der Rolle Lerner die Rechte "Anzeigen" und "Lesezugriff" zu geben, doch Achtung: Das heißt, dass die Klausur dann für alle Studierenden der Plattform sichtbar würde. In jedem Fall sich eine Klausur also innerhalb einer geschlossenen Gruppe, oder eines geschlossenen Kurses befinden.

Alle Einstellungen, die in diesem Absatz beschrieben sind (ab ZDV-PC-Raum bis Endzeit) sind für eine automatische Archivierung einer E-Klausur nötig und sollten daher auch nach Klausurende nicht verändert werden. Ist eine Änderung, z.B. wegen einer einfachen Ergebniseinsicht (bestanden/nicht bestanden) von zu Hause aus, unabdingbar, sollten Sie diese erst nach einer erfolgreich beendeten Archivierung erledigen. In der Klausur sehen Sie unter Administration, ob dies der Fall ist. ist dort eine Schaltfläche Archiv-Dateien-Download zu finden, ist die Archivierung fertig.

Test mit Fragen aus dem Fragenpool befüllen

Zuvor haben Sie bereits einen Fragenpool erstellt. Stellen Sie sicher, dass der Fragenpool (bzw. die Fragenpools), die Sie für einen Test nutzen möchten, online stehen. Jeder neu angelegte Fragenpool ist zunächst offline, was im Reiter "Einstellungen" im Fragenpool angepasst werden kann.

Damit Sie einen Test mit Fragen aus einem Pool befüllen können, muss im Test im Reiter "Einstellungen" unter "Allgemeine Einstellungen" die Option "Fragenpool-Auswahl bei Anlegen von Fragen" ausgewählt sein.

Sind Fragenpool und Test wie oben beschrieben eingestellt, können Fragen aus einen Pool einem Test, bzw. einer Klausur zugeordnet werden. öffnen Sie dafür im Test die Registerkarte ganz links mit der Bezeichnung "Fragen" aus. Neben der Schaltfläche links "Fragen erstellen", befindet sich die Schaltfläche "Aus Pool hinzu fügen".  Klicken Sie auf die letztgenannte Schaltfläche und warten einen Moment, bis alle Fragenpools erscheinen, auf die Sie Zugriff haben. Falls Sie alle Fragen aus einem bestimmten Fragenpool einfügen möchten, bietet es sich an in der Filteroption "Fragenpool für Tests" die genaue Bezeichnung der Fragenpools einzutragen und "Filter anwenden" zu klicken. Auf diese Art kann mit einem einzigen Klick auf "alle auswählen" und "Einfügen" der komplette Pool schnell in eine Klausur eingefügt werden.

Wenn Sie eine Frage aus einem Fragenpool (mit Status „online“) auswählen und in einen Test einfügen, bleibt das Original im Fragenpool bestehen. Sie hinterlegen in einem Test nur eine Kopie der Originalfragen. Beides - Originalfrage und Fragenkopie im Test - kann anschließend unabhängig voneinander verändert werden.

Bitte wählen Sie für E-Klausuren niemals die Option zur "zufälligen Fragenauswahl" aus. In diesem Modus bekommt jeder Prüfling eine andere, zufällige Fragenmischung aus verschiedenen Fragenpools. Klausuren diesert Art können nicht archiviert und nicht nachkorrigiert werden.

 

Notenschema festlegen

In Ihrem neu erstellten Test können Sie unter dem Reiter „Einstellungen“ ein Notenschema für den Test festlegen.

Standardmäßig wird ein einfaches Notenschema mit einer Bestehensgrenze von 50 Prozent vorgegeben. Es gibt hierbei nur die Optionen "bestanden" oder "nicht bestanden". Die prozentuale Schwelle für das Bestehen des Tests kann nach Ihren Vorstellungen angepasst werden, indem der Mindestprozentsatz eingegeben wird. Vergessen Sie nicht, anschließend zu „Speichern“, da die Änderungen erst dann übernommen werden.

Das einfache Notenschema kann erweitert werden, indem auf die Schaltfläche "Neue Notenstufe erzeugen" geklickt wird. Anschließend gibt man den Mindestprozentsatz sowie eine Bezeichnung der neuen Notenstufe ein. Zum Beispiel die Note 1 für eine erreichte Punktzahl von 90 Prozent. Auch hier müssen die Änderungen gespeichert werden!

Unter dem Reiter "Auswertung" können Sie unter anderem die Optionen für die Bekanntgabe der Testergebnisse festlegen.

Kontrollieren der Klausureinstellungen

Vorab sollten Sie als Klausurautor/in einmal in der Klausur auf den Reiter "Einstellungen" gehen und dann auf "JGU TestCheck". Dort sehen Sie bereits mit Hilfe unseres Ampelsystems, was in der Klausur bereits richtig eingestellt (grün) ist und was noch dringend angepasst werden müsste (rot). Wo Sie die anzupassenden Einstellungen finden, steht ganz rechts neben der Meldung. Die gelben Hinweise sind nur Vorschläge und liegen im Ermessen der Lehrenden; die roten müssen jedoch angepasst werden, damit die Klausur auch ohne Probleme gestartet und nachher archiviert werden kann.

Der JGU Test Check prüft lediglich die relevantesten Einstellungen und kann die Fragen im Test nicht auf Korrektheit prüfen! Es wird lediglich heuristisch geprüft, ob Inhalte aus Word in Fragen hinzugefügt wurden, da es hierbei zu Problemen in der Darstellung kommen kann. Um die Fragen im Test als Klausurautor/in auf Darstellungsabweichungen zu überprüfen, kann im Reiter "Fragen" die Option "Druckansicht" ausgewählt werden. Wir empfehlen, immer einen Testdurchlauf jeder E-Klausur vorzunehmen!

Falls Sie nach einer Klausur den Zugang zu den Testergebnissen ermöglichen möchten, empfehlen wir dann ebenfalls nochmal die Checks auf Richtigkeit hin zu überprüfen, besonders, wenn Sie etwas an den Berechtigungen der Klausur verändert haben sollten. Generell können Sie immer die JGU Test-Checks zu Rate ziehen, wenn Sie unsicher sind, ob Sie die korrekten Einstellungen ausgewählt haben.

Testdurchlauf durchführen

Es lohnt sich vor der eigentlichen Klausur selbst als Ersteller*in einen Testdurchlauf durchzuführen, um eventuelle Fehlerquellen, die nicht durch die Klausur-Checks erfasst werden können, zu identifizieren. Insbesondere, wer Bilder und Videos verwendet, oder aber Texte aus Word reinkopiert hat, sollte unbedingt einen Testdurchlauf durchführen.

Für den Testdurchlauf in Ihrem Büro werden Sie die für E-Klausuren in ZDV-PC-Räumen notwendige Klausureinstellung "ZDV-PC-Raum" herausnehmen müssen. Die Rechte für Gruppen- und Kursmitglieder sollten für dem Testlauf ebenso herausgenommen werden. Nach dem erfolgreich durchgeführten Testlauf, hat der Test einen Datensatz, der durch Ihren Probelauf entstanden ist; deswegen erscheinen einige Testeinstellungen, wie beispielsweise die Startzeit, als nicht mehr änderbar (grau hinterlegt und nicht anklickbar). Um das zu beheben, sollten Sie Ihren eigenen Testdurchlauf löschen (unter dem Reiter "Ergebnisse" den eigenen Namen auswählen und "Testdaten löschen" auswählen). Passen Sie danach bitte unbedingt noch die Startzeit und Verfügbarkeit auf die echte Klausurzeit an und aktivieren wieder "ZDV-Pools", sowie die Berechtigungen "Anzeigen" und "Lesezugriff" für die Kurs- bzw. Gruppenmitglieder.