FAQ für Lehrende

Hier finden Sie durch Dozierende häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions) an das E-Learning Team des ZDV (Fragen und Antworten bezüglich des ZDV finden Sie auf der Seite der Hotline/Beratungsstelle). Sollten Sie eine Frage haben, welche sich nicht auf der Liste befindet, schicken Sie bitte eine Anfrage an elearning@uni-mainz.de. Möglicherweise können Sie mit einer der hier aufgeführten Antworten Ihr Problem bereits beheben.

Bitte beachten Sie zusätzliche unsere Dokumentationen unter Anleitungen und Kurse, sowie die offizielle ILIAS-Dokumentation. In jedem Fall sollten Sie jedoch als E-Klausur-Ersteller/in unsere ILIAS-Schulungen besuchen, die speziell auf den Bedarf von E-Klausur-Autorinnen und Autoren zugeschnitten sind.

Erste Hilfe

  1. Ich möchte eine E-Klausur anbieten. Wie gehe ich vor?
  2. Wie beantrage ich Autorenrechte in ILIAS?
  3. In welchen Räumen kann eine E-Klausur geschrieben werden?
  4. Welche Hilfsmittel dürfen Studierende bei der Klausur verwenden?
  5. Wird eine allgemeine Probeklausur für Erstsemester und ILIAS-Neulinge angeboten?
  6. Wie kann ich die E-Klausur-Einstellungen auf Ihre Richtigkeit überprüfen?
  7. Wie kommen die Studierenden in meine Klausurgruppe?
  8. Einige Studierende konnten nicht in die Klausurgruppe eingefügt werden. Woran liegt das?
  9. Wo finde ich die Musteranweisung für E-Klausuren?
  10. Wie laufen Einlass und Login am Prüfungstag ab?
  11. Gibt es eine automatische Zeitbegrenzung für die Klausur?
  12. Warum muss mindestens eine Person mit Administrationsrechten anwesend sein?
  13. Was mache ich als Administrator/in, wenn Klausurteilnehmer/innen ihr ZDV-Passwort vergessen haben?
  14. Die Klausur ist für die Prüflinge nicht sichtbar – was muss ich als Klausur-Admin machen?
  15. Kann ich als Administrator/in die Bearbeitungszeit verändern während die Klausur läuft?
  16. Kann ich als Administrator/in nachvollziehen, wo bestimmte Klausurteilnehmer/innen sitzen?
  17. Was ist mit Klausuren, die aufgrund hoher Teilnehmer/innenzahlen in mehreren Durchgängen geschrieben werden?
  18. Wie lege ich die Verknüpfung einer Klausur in meiner Klausurgruppe an?
  19. Was ist, wenn es während einer E-Klausur zu einem Feueralarm kommt?
  20. Kann eine unterbrochene E-Klausur fortgesetzt werden?
  21. Ist eine elektronische Klausureinsicht möglich?
  22. Kann ich ein Notenschema nachträglich anpassen?

Ich möchte eine E-Klausur anbieten. Wie gehe ich vor?

Mit einem konkreten E-Klausurvorhaben wenden Sie sich am Besten an unser E-Learning-Team. In den ILIAS-Schulungen für Klausur-Autorinnen und Autoren bekommen Sie alle notwendigen Informationen über die Erstellung und Planung einer E-Klausur.

Zusätzlich bietet die Prüfungswerkstatt des Zentrums für Qualitätssicherung didaktische Workshops an. Einzelschulungen für E-Klausur-Autorinnen und Autoren aufgrund der großen E-Klausuren-Anzahl, die jedes Semester angeboten wird leider nicht möglich.

Wie beantrage ich Autorenrechte in ILIAS?

Alle Personen, die sich das erste Mal in ILIAS einloggen, auch Dozierende, sind zunächst nur der Rolle "Lerner" zugeordnet und sehen nur freie Objekte. Als Klausurautor/in brauchen Sie natürlich Zugriffsrechte auf bestimmte, geschlossene Bereiche, in denen Sie die E-Klausuren-relevanten Materialien Ihres Fachbereiches befinden. Wie und bei wem Sie diese Rechte beantragen können, finden Sie auf unserer Seite Zugriffsrechte in ILIAS beantragen.

In welchen Räumen kann eine E-Klausur geschrieben werden?

Die Klausur kann nur in den Räumen gestartet werden, die in den Einstellungen der Klausur unter dem Punkt „ZDV PC-Raum“ mit einem Häkchen ausgewählt wurden. Ein Zugriff von einem anderen Ort aus ist dann nicht möglich. Eine Übersicht der generell für E-Klausuren verfügbaren Räume finden Sie auf unserer Räumlichkeiten-Seite.

Welche Hilfsmittel dürfen Studierende bei der Klausur verwenden?

"Über Hilfsmittel, die bei einer Klausur benutzt werden dürfen, entscheidet die Prüferin oder der Prüfer. Eine Liste mit zugelassenen Hilfsmitteln ist gleichzeitig mit der Ankündigung des Prüfungstermins bekannt zu geben." (Muster PO Bachelor §13 (8) )

Wird eine allgemeine Probeklausur für Erstsemester und ILIAS-Neulinge angeboten?

Viele Dozierenden bieten eine eigene, Probeklausur im Rahmen eines Self-Assessements in ILIAS vor der Klausur an, damit sich die Studierenden an das Testsystem gewöhnen können und ein Feedback zu Ihrem Wissensstand in der Lernphase bekommen. Zusätzlich bieten wir in ILIAS eine Beispielklausur an, die anonym beliebig oft bearbeitet werden kann. Auf diese Weise können sich Prüflinge vorab an das Testsystem gewöhnen, wenn sie vorab noch nie mit ILIAS gearbeitet haben.

Wie kann ich die E-Klausur-Einstellungen auf Ihre Richtigkeit überprüfen?

Als E-Klausur-Autor/in sollten Sie bitte in jedem Fall vor dem Klausurtermin in Ihrer E-Klausur die Einstellungen aufrufen und dann die "Checks für E-Klausuren" aufrufen. Dort sehen Sie mit Hilfe unseres Ampelsystems, was in der Klausur bereits richtig eingestellt ist (grün) und was noch dringend angepasst werden müsste (rot), um eine problemlose Durchführung der E-Klausur zu gewährleisten.

Die gelben Hinweise sind nur Vorschläge und liegen im Ermessen der Lehrenden;  die roten sollten jedoch dringend vor dem Klausurstart korrigiert werden, sonst kann eine problemlose Durchführung der E-Klausur nicht gewährleistet werden.

Der Klausuren-Check prüft lediglich die relevantesten Einstellungen und kann die Fragen im Test nicht auf Korrektheit prüfen! Es wird lediglich heuristisch geprüft, ob Inhalte aus Word in Fragen hinzugefügt wurden, da es hierbei zu Problemen in der Darstellung kommen kann. Um die Fragen im Test als Klausurautor/in auf Darstellungsabweichungen zu überprüfen, kann im Reiter "Fragen" die Option "Druckansicht" ausgewählt werden. Wir empfehlen, immer einen Testdurchlauf jeder E-Klausur vorzunehmen!

In den ILIAS-Schulungen lernen Sie zusätzlich, wie Sie von vornherein korrekte Klausureinstellungen vornehmen und was Sie dabei beachten sollten. Zusätzlich wird für alle in der Schulung eine zeitsparende Klausurvorlage erstellt, die man zukünftig für weitere Klausurfälle nutzen kann. Bitte sehen Sie davon ab pauschale Anfragen an das E-Learning-Team zu senden mit der Bitte um die Durchsicht der Fragen, oder der Klausureinstellungen (oder beidem).

Wie kommen die Studierenden in meine Klausurgruppe?

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. In unserer E-Klausur-Einführungsschulung empfehlen und zeigen wir die Methode des Teilnehmer/innen-Imports in Klausurkurse- und Gruppen. Für den Import eignet sich eine Textdatei, oder eine Exceldatei. Wie diese genau beschaffen sein müssen und was es bei den Inhalten zu beachten gibt, erfahren Sie in unserer Klickanleitung zum Import- und Export zwischen JOGU-StINe und ILIAS. Weitere Möglichkeiten ohne Import erläutern wir in unserer E-Klausuren-Schulung.

Einige Studierende konnten nicht in die Klausurgruppe eingefügt werden. Woran liegt das?

Die Personen, die nicht in ILIAS auffindbar sind, haben sich mit Ihrem Account vorher noch nie in ILIAS eingeloggt. Sind nur wenige Personen betroffen, kann man diese auffordern sich vorab einzuloggen und diese anschließend schnell mit Hilfe des Benutzernamens finden und manuell der Klausurgruppe hinzufügen. In der Gruppe öffnet man hierzu das Register "Mitglieder", trägt  den Benutzernamen/Account des Teilnehmers
in das dafür vorgesehen Feld ein und klickt auf "hinzufügen".

Alternativ können diese mit Hilfe ihrer Matrikelnummer mit einer Textdatei (bekommt man in der ILIAS-Einführungsschulung, oder kann selbst eine anlegen) über den Teilnehmerimport in der Gruppe auf einmal importiert werden. Diese Textdatei funktioniert gleichermaßen mit Benutzernamen. Diese müssen alle untereinander stehen und dürfen keine anderen Zeichen enthalten (auch keine Leerzeichen).

Wo finde ich die Musteranweisung für E-Klausuren?

Die Musteranweisung für E-Klausuren, sowie alle anderen Dokumente, die Sie am Klausurtermin parat haben sollten, werden einerseits in den ILIAS-Schulungen herausgegeben. Zusätzlich können Sie diese jederzeit auf unserer Homepage unter Downloads und Links herunterladen und ausdrucken. Bringen Sie bitte die Musteranweisung (das "Deckblatt") in ausreichender Menge (1 Blatt pro Prüfling) zum Klausurtermin mit.

Wie laufen Einlass und Login am Prüfungstag ab?

Den Einlass am Prüfungstag organisieren Sie als Veranstalterin/ Veranstalter der E-Klausur. Sie können entscheiden, ob Sie den Prüflingen feste Plätze zuteilen (feste Räume zuteilen macht Sinn, feste Rechner zuteilen: Davon raten wir aus zeitlich-organisatorischen Gründen ab), oder freie Platzwahl herrscht (der Regelfall). Der Identitätsabgleich wird idealerweise während der Prüfung durchgeführt. Während der Klausur sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des E-Learning-Teams vor Ort, um Ihnen und den Studierenden eine technische Hilfestellung zu geben.

Bitte bedenken Sie, dass Sie eine "Pufferzeit" von mindestens 15 Minuten sowohl vor der Klausur, sowie danach einplanen. Wenn Sie E-Klausuren zur Hauptprüfungszeit (Juli/August oder Februar/März) durchführen, bedenken Sie bitte bei der Planung und Raumreservierung, dass vor und nach Ihrer Veranstaltung die Räume anderweitig gebucht sind und Sie die Räume weder vor, noch nach Ihrer Reservierung nutzen können.

Gibt es eine automatische Zeitbegrenzung für die Klausur?

"Die Bearbeitungszeit beträgt nach näherer Regelung im Anhang mindestens 1 Stunde und höchstens 2 Stunden. In begründeten Fällen können im Anhang auch abweichende Zeiten festgelegt werden." Muster PO Bachelor § 13 (1)

Es ist möglich im System eine Zeitbegrenzung (Bearbeitungszeit) für die Klausur einzustellen. Ist ein Zeitlimit vorgegeben, dann werden die Klausuren automatisch gespeichert und beendet, sobald die verfügbare Zeit abgelaufen ist. Hat Ihre Klausur ein automatisches Zeitlimit, sollten Sie die Studierenden bitte vor der Klausur darauf hinweisen. Die verfügbare Zeit können Studierende jederzeit auf ihrem eigenen Bildschirm nachvollziehen, da diese auf dem Bildschirm über den Fragen dargestellt wird.

Warum muss mindestens eine Person mit Administrationsrechten anwesend sein?

Es sollte immer mindestens eine Person mit Administrationsrechten für die entsprechende Klausur anwesend sein, da es immer der Fall sein kann, dass einzelne Einstellungen und Rechtevergaben nachgebessert werden müssen. Das anwesende ZDV-Personal hat dafür keine Zugriffsrechte, sondern steht lediglich beratend zur Seite.

Was mache ich als Administrator/in, wenn Klausurteilnehmer/innen ihr ZDV-Passwort vergessen haben?

Für diesen Fall gibt es in der Klausur unter dem Reiter „Administration“ die Option „Passwort ändern“. Hier gibt man den ZDV-Benutzernamen des/der entsprechenden Studierenden ein und diese(r) erhält dann temporär und nur innerhalb von ILIAS ein neues Passwort das Ihnen angezeigt wird. Dieses wird nachts automatisch wieder zurückgesetzt auf das ursprünglich gesetzte.

Die Klausur ist für die Prüflinge nicht sichtbar – was muss ich als Klausur-Admin machen?

In diesem Fall sollten vier Dinge überprüft werden: 1. Auf Klausurenebene sollte das Häkchen bei „online" gesetzt sein. 2. Die entsprechenden Rechte „Anzeigen" und „Lesezugriff" wurden den Lernern noch nicht zugewiesen. Unter dem Reiter „Rechte" kann dies bei den Klausureinstellungen zu jeder Zeit korrigiert werden. 3. Auch für die entsprechende Gruppe/ den Kurs, in der/ dem die Klausur abgelegt wurde müssen diese beiden Häkchen bei „Anzeigen" und „Lesezugriff" (und nur diese!) gesetzt werden, da sonst der ganze Ordner, in dem sich die Klausur befindet, für Studierende nicht zu sehen ist. 4. Ist der Studierende Mitglied der Gruppe/des Kurses, unterhalb derer/dessen die Klausur liegt?

Kann ich als Administrator/in die Bearbeitungszeit verändern während die Klausur läuft?

Ja, dafür gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Ich gehe in die Einstellungen und verändere die maximale Bearbeitungszeit und den Endzeitpunkt der Klausur entsprechend. In diesem Fall wird die Zeit für alle Klausurteilnehmer universal verändert. 2. Wenn ich nur einem einzelnen Studenten eine Zeitverlängerung geben möchte, gehe ich unter dem Reiter Administration auf den Punkt Zeitverlängerung. Hier kann ich anschließend einen Klausurteilnehmer auswählen und ihm eine individuelle Zeitverlängerung ermöglichen. Als Zusatzoption ist es möglich für einen oder mehrere Klausurteilnehmer die Bearbeitungszeit in speziellen Fällen, z.B. bei einer durch das Prüfungsamt gewährten Schreibzeitverlängerung, anzupassen.

Kann ich als Administrator/in nachvollziehen, wo bestimmte Klausurteilnehmer/innen sitzen?

Ja! Alle Rechner in den ZDV-Räumen sind nummeriert und haben auf der Vorderseite einen Aufkleber mit der entsprechenden Kennung. Unter dem Reiter „Administration“ kann ich in der Klausur unter „Aufsicht der Arbeitsplätze“ eine Liste mit allen Teilnehmern und den dazugehörigen Rechner einsehen. Außerdem kann ich hier auch sehen, wann jeder einzelne Student die Klausur gestartet hat.

Was ist mit Klausuren, die aufgrund hoher Teilnehmer/innenzahlen in mehreren Durchgängen geschrieben werden?

Das E-Learning-Team empfiehlt bei Klausuren, die aufgrund der hohen Anzahl an TN in mehreren Durchläufen geschrieben werden muss, folgende Vorgehensweise: Für jeden Durchgang wird eine eigene Gruppe erstellt, in die die Teilnehmer des jeweiligen Durchgangs hinzugefügt werden. In diese Gruppe wird dann die Klausur VERKNÜPFT. Die Start- und Endzeit der Klausur muss dementsprechend so eingestellt sein, dass die verschiedenen Durchgänge innerhalb dieses Intervalls passen. Um einen „Frühstart“ der nachfolgenden Durchgänge zu vermeiden, sollte vor jedem Durchgang das Klausurpasswort geändert werden. Dies kann zu jeder Zeit, auch während der Klausur, durchgeführt werden. Bei dieser Vorgehensweise werden die Klausurergebnisse aus allen Durchgängen in einer einzigen Statistik zusammengeführt, wodurch die Auswertung erheblich erleichtert wird. Bei verknüpften E-Klausuren/Tests kann die Rechte-Einstellung separat erfolgen. So könnte z.B. in Gruppe 1 'Lesezugriff' und 'Anzeigen' erlaubt werden und in Gruppe 2 nicht. Eine zweite Möglichkeit besteht im KOPIEREN der Klausur in die verschiedenen Klausurgruppen. Bei dieser Vorgehensweise hat man allerdings den Nachteil, dass für jeden Durchgang eine eigene Statistik erstellt wird und gegebenenfalls eine separate Nachkorrektur nötig ist, da jeder Durchgang wie eine neue Klausur behandelt wird.

Wie lege ich die Verknüpfung einer Klausur in meiner Klausurgruppe an?

Wichtig ist hierbei, dass Sie die Verknüpfung nicht ausgehend von der Klausurgruppe anlegen, sondern ausgehend von der zu verknüpfenden E-Klausur. Um eine Verknüpfung eines ILIAS-Objektes anzulegen öffnen Sie bitte den ILIAS-Bereich, in dem das zu verknüpfende Objekt (z.B. der Test) liegt.
Gehen Sie rechts neben dem Objekt auf die Schaltfläche "Aktionen" und wählen dort "verknüpfen" aus. Anschließend öffnet sich eine Übersicht, in der Sie aussuchen können, an welchen Ort (z.B. in welche Gruppe) Sie das Objekt verknüpfen möchten. Der aktuelle Ort, an dem sich die E-Klausur bereits befindet ist gelb markiert. Wählen Sie den Zielort aus und bestätigen die Auswahl mit der Schaltfläche "Einfügen".
ILIAS bestätigt Ihnen anschließend die erfolgte Verknüpfung mit einer grünen Meldung.
Beachten Sie bitte, dass Sie sich nach der erfolgten Verknüpfung nicht in Ihrer Klausurgruppe befinden, sondern immer noch an der Ausgangsstelle. Um also die Klausurchecks zu überprüfen, müssen Sie die Klausurverknüpfung in der Klausurzielgruppe aufrufen und erst dort die Klausurchecks überprüfen.

Was ist, wenn es während einer E-Klausur zu einem Feueralarm kommt?

Im Falle eines Feueralarms während einer E-Klausur müssen zum Schutz von Teilnehmern und Aufsichtskräften alle das Gebäude zügig verlassen - wie auch alle anderen im Gebäude befindlichen Personen.
Es ist nicht die Aufgabe der im ZDV für E-Klausuren zuständigen Mitarbeiter und technischen Hilfskräfte für das Verlassen des Gebäudes zu sorgen, denn diese sind selbst angewiesen, das Gebäude unverzüglich zu verlassen!

Kann eine unterbrochene E-Klausur fortgesetzt werden?

Wenn eine E-Klausur unterbrochen wird, liegt es im Verantwortungsbereich der klausurdurchführenden Personen (bzw. des zuständigen Prüfungsamtes) grundsätzlich zu klären, ob die Klausur wieder aufgenommen werden darf oder abgebrochen werden muss – insbesondere wenn die Klausur über mehrere Gebäude hinweg geschrieben wird, die nicht alle vom Feueralarm betroffen waren.
Technisch gesehen kann in einem solchen Falle in Ilias die Bearbeitungszeit verlängert und die Endzeit nach hinten gesetzt werden um das Weiterschreiben zu ermöglichen.
Dabei ist eine Rücksprache mit dem ZDV unbedingt erforderlich, denn es gilt zu prüfen, ob die Räumlichkeiten überhaupt für diesen Verlängerungszeitraum frei sind. Weiterhin ist in dieser Situation in Ilias nur eine globale Zeitverlängerung für alle Teilnehmer sinnvoll, d.h. auch nicht vom Ausfall betroffene Studierende (etwa in einem anderen Raum/Gebäude) bekommen dann in Ilias potentiell mehr Zeit. Es ist von den Prüfern sicherzustellen, dass diese Studierende rechtzeitig nach Ablauf ihrer Klausurzeit die nicht betroffenen Prüfungsräume verlassen. Sollte ein Teilnehmer vorher eine Klausur explizit beendet, also abgegeben haben, kann diese auch nach einer Verlängerung nicht mehr fortgesetzt werden.

Ist eine elektronische Klausureinsicht möglich?

Je nach Einstellung durch die Prüfenden ist eine Klausureinsicht in den ZDV-PC-Räumen möglich, oder ein Zugriff auf die Testergebnisse von zu Hause aus. Bei beiden Fällen sollte man unbedingt beachten, dass die Endzeit und Bearbeitungszeit auf keinen Fall nachträglich verändert werden sollte. Diese muss und sollte für eine Ergebniseinsicht nicht angerührt werden. Da bei einen Einsicht von zu Hause aufgrund einer möglichen Vervielfältigung von Fragen die Einstellungen anders gewählt werden sollten, als bei einer Klausureinsicht in den ZDV-PC-Räumen, bitten wir Sie in beiden Fällen unbedingt unsere Dokumentationen zum Anzeigen der Testergebnisse zu beachten.

Kann ich ein Notenschema nachträglich anpassen?

Technisch gesehen ist das möglich. Wie genau das funktioniert, können Sie in unserer Kurzdokumentation zu Bestehensgrenzen und Notenschemata nachlesen. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob dies in einem speziellen Fall vorgenommen werden darf, oder sollte, ziehen Sie bitte die jeweilige Prüfungsordnung und/oder das Prüfungsamt zu Rate.