Import von Nutzerinnen und Nutzern in ILIAS

Zur Organisation von E-Klausuren in ILIAS gehört die Erstellung von Gruppen oder Kursen. Studierende können sich selbst als Gruppen- oder Kurs-Mitglieder einschreiben, falls man ihnen in ILIAS die entsprechenden Berechtigungen zugeteilt hat, oder sie werden durch den Gruppen- bzw. Kurs-Admin in die Gruppe bzw. den Kurs importiert. Zum Zweck des Imports konnte vom Admin als Quelldatei bisher eine Textdatei benutzt werden, die pro Benutzer*in eine Zeile mit der Matrikelnummer oder dem Uni-Account-Namen des Benutzers oder der Benutzerin enthielt.

Möchten Sie Studierende aus JOGU-STiNe importieren, lesen Sie bitte vorher die Klickanleitung zum Import und Export von Daten zwischen JOGU-StiNe und ILIAS. Sollte es auf Ihrem Rechner zu Abweichungen von den in der Dokumentation beschriebenen Schritte geben, dann melden Sie sich bitte bei den jeweiligen Supportteams der Plattform. Selten kann es abhängig vom genutzten Browser oder Betriebssystem zu Abweichungen in der Darstellung kommen.

Zum Import können folgende Dateiformate verwendet werden:

Eine Textdatei (*.txt): Format: Jede Zeile enthält eine Matrikelnummer oder einen Uni-Account-Namen.

Eine Exceldatei (*.xls, *.xlsx) oder eine CSV-Datei (*.csv): Damit die Benutzer importiert werden können, muss die Tabelle im richtigen Format hochgeladen werden. Es gibt zwei verschiedene:

  1. Die Tabelle hat in der ersten Zeile Spaltenüberschriften: Wenn die Tabelle in der ersten Zeile die vier Spaltenüberschriften Nachname, Vorname, Matrikelnummer und E-Mail Adresse enthält, dann ist die Reihenfolge in der Tabelle egal und wird automatisch erkannt. Die Schreibweise muss exakt in die Tabelle kopiert werden, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt. Andere Spalten werden ignoriert.
  2. Die Tabelle hat keine Spaltenüberschriften: In diesem Fall müssen die Spalten in der richtigen Reihenfolge in der Tabelle angelegt werden. Die Reihenfolge der 1. bis zur 4. Spalte ist Nachname, Vorname, Matrikelnummer, E-Mail Adresse. Die erste Zeile ist direkt ein zu importierender Benutzer.
  3. Der Import in ILIAS erfolgt bei diesem neuen Verfahren in 2 Schritten:

1. Schritt: Benutzer-Registrierung in ILIAS
Wird der Benutzer über seine Matrikelnummer in ILIAS gefunden, muß er natürlich nicht mehr registriert werden.
Wird der Benutzer in ILIAS nicht gefunden (weil er sich noch nie dort eingeloggt hat), wird im zentralen Benutzerverzeichnis des ZDV nach seinem ZDV-Account gesucht. Findet sich sein ZDV-Account dort, dann wird der Benutzer damit in ILIAS registriert.
Die Erstellung lokaler Accounts ist seit ILIAS 5 nicht mehr vorgesehen. Sollten Sie einen lokalen Accounts bisher genutzt haben statt Ihres regulären Uni-Accounts melden Sie sich bei uns, um eine Übertragung der Rechte auf Ihren regulären Account zu veranlassen. Falls Sie bisher lokale Accounts für externe Nutzer*innen erstellt haben sollten, melden Sie sich bitte ebenfalls, damit wie Sie über die technischen Möglichkeiten informieren können, die lokale Accounts ersetzen können.

2. Schritt: Benutzer-Import in die Gruppe bzw. den Kurs
Nach Abschluss des ersten Schritts erfolgt der Benutzer-Import in die Gruppe bzw. in den Kurs. Es wird empfohlen, den Erfolg dieses Benutzer-Imports mit Hilfe der Funktion „Mitglieder> Teilnehmerexport“ zu überprüfen.